搞定!2分鐘輕鬆管理工作與生活

文章最後更新於 2021年-09月-12日

過去的工作,人們很清楚該完成什麼工作事項,水果要採的、機器要修的、箱子要裝貨、牛要擠奶。

清楚該做什麼、要做多少、目前做到什麼程度,以及工作是否有完成。

現在的工作大多為知識型工作,工作無邊無際,沒有人可以清楚界定甚麼叫做完成。就跟考前的準備一樣,沒有人膽敢說自己準備好了。

知識型工作的性質可能會使工作加倍、同時手上有6件以上的待辦事項。這些知識型工作的任務不是別人賦予的,而是自己決定的。

因為目標、產品、客戶、市場、科技不斷變動,進而影響了公司組織架構、型態以及各式職務。

今日的專業人士,即使40-50歲都還要持續成長,讓目標更貼近主流價值。

提高看待工作成績標準,注意到有更多事需要改變,開始對數不清的任務產生嚴重的負面情緒。

『你現在在做的事情,是當初雇用時講好的事嗎?』

知識型工作,不會長時間都做現在在做的事。越來越看清工作性質,也越來越難預估完成工作所需的心力。

是否已經到了工作、生活必須二選一的崩潰邊緣?

是否常常達不到預期目標?

覺得行事曆根本沒用?

《搞定!2分鐘輕鬆管理工作與生活》提供你一個可以把事情做得又快又好的方法,不用再是工作、生活二選一!

如果你想保有生活樂趣、維繫身心平衡,就要繼續閱讀下去。

本篇重點

  • 提供一套行動管理系統蒐集、處理、組織、整理、行動
    管理能力取決於五階段的連結,只要其中一項連結潰堤,決策出來的行動就不會是最佳選擇。
  • 教你如何使產值最大化,拾回生活的主控權
  • 用notion製作的《搞定!2分鐘輕鬆管理工作與生活》系統模板要送給你!

    載點:

模板範例查看 (可能會跳出一個視窗,請點選網址繼續前往外部連結)(為了讓你查看,所以我信件匣的資訊都留著,應該要用拖曳方式將信件匣清空,拖曳到指定位置)

空白模板下載 (搭配此篇文章,你才知道怎麼填寫)

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如果你沒有用過Notion,可以參考這篇─基礎使用教學│ Notion 免費筆記軟體

第一步、蒐集所有吸引注意力的資訊

我們很常把要做的事情記在腦海裡,而不寫下來,把頭腦當倉庫在使用。

造成你的身體會認定你該一直處理這件事,提醒著你,即便這件事你無能為力。

人不能同時做好兩件事,一旦有這些雜事*卡在腦袋瓜裡,就會造成一種來路不明的精神壓力,如影隨形,讓你什麼事情都做不好。

甚至你還不自覺有壓力的存在。

*所有經你允許,進入你精神及現實世界,還沒弄清楚對它的期望、下一步行動的事,就定義為『雜事』

唯一會注意到自己承受壓力的時候,就是擺脫壓力之後,瞭解一切可以是多麼不同的局面。

記事情,不如想事情。

焦慮是因為缺乏主控權、組織力、事前預備及行動而產生的。

釋放我們的腦袋,把所有雜事都收到一個叫做「收件匣」的地方。

所有未完成的事項,不論公私性質、規模大小、緊急與否,都要放進收信匣。

如果不能放置,必然會藏在內心深處的某個角落,就得花心思記得。

一旦能與「應該要…」、 「 必須要… 」 、 「 一定要… 」 連結在一起,就是一件未完成事項。

在蒐集這個階段,不應該有優先順序、重要性、急迫性安排。

蒐集的目的

  • 得知有多少工作等待處理
  • 知道盡頭在哪裡
  • 不再因為擔心忘掉沒做的事,而有精神壓力
  • 避免散置在各處的問題,收信匣夠用就好,且要固定放置在可以隨手紀錄的地方。才能養成習慣。

把每件事都蒐集起來,頭腦就不必當倉庫用了。就能將所有需要注意的事都集中在一個地方,自然會提高專注力。

不過,收信匣是處理站的第一步,不是儲藏室。

事情不能無限期留在收信匣裡,如果沒有採取行動,這些事絕對會悄悄爬回心頭。

信件匣必須定期清理,回復原始的蒐集功能,以便循環使用。

記得收信匣是單向道,未完成的事情出去後,就不要再放回收信匣,才不會雜務越堆越多。

接下來的步驟,會逐一清理、界定任務性質,再決定採取何種行動。

「事情很少會因為時間不夠而受阻,而是因為無法決定該採取什麼行動。」

模板填寫示範。

二、處理資訊內容,決定如何運用

接下來這個步驟,要清空「收件匣」

一項項想清楚,區分每件任務是什麼、該怎麼辦。

許多高階經理人,在清空手邊的雜務後,第二天就在構思關於公司未來的遠景及改革。這就是解決工作量後自然的反應。

  • 由上而下逐項檢視:如果打破規矩,會變得只處理想處理的東西,就一定會留下一些未能及時處裡的事,於是工作又開始堆積在辦公室和桌面上。
  • 一次只處理一件事。
  • 絕對不能再放回收信匣,事情做一次就好的原則。
  • 信任直覺最佳法則 :凡有疑問,丟掉它。凡有疑問,保留他。選一個吧!

是否可採取行動?

如果答案是毋須採取行動,則可以再區分成3細項。

垃圾區

現在不可行、將來也不可能做到。直接將它丟棄不必保留。

要做的事永遠比做得到的多。因此,對自己的選擇感覺自在即可。

孵化區-也許/將來某一天會做

暫時毋須採取行動,但也許以後會需要。

有錢有閒、有心情,哪些事是你真正想做的?這些想做的事,都可以列於此。

  • 特定時間的行動:參加會議
  • 特定日期的行動:聖誕節的活動籌辦
  • 特定日期的資訊:參加宴會的名單

像是特定時間的行動,可以是一個備忘錄。

將這些孵化區的事情分配到行事曆上,提醒你要未來要行動。

參考區

也許是有用的資訊,將來派得上用場。

如果不能立即將資料歸入檔案,很可能以後也永遠不會做。

要放在能立即取用的地方。

如果是巨量資訊的存檔:可以設定相關主題的資料,像是食譜資料區,也可用標籤輔助。

如果答案是可以採取行動,那個行動會超過2分鐘嗎?

2分鐘的思考時間,會感覺多了些主控權、輕鬆自在,注意力集中,更想真正為這個問題做點事。

行動不超過2分鐘

如果終究得做,不如現在就做。

2分鐘是效率切割點,儲存累積反而要花更多時間追蹤。

養成習慣後,你可能會在生活中不知不覺有多1小時的錯覺。

行動超過2分鐘

只要進到這裡的未完成事項,都一定要做兩個設定:

期望達成的目標

核對行動是否朝預定方向走?

10秒鐘抉擇,下一步行動為何?

如果不能決定下一步行動,即使簡單的事也常會陷入膠著(回到雜事型態)!

決定並非行動,因為行動要花時間,決定不必。

下一步的決策標準

  • 明確度:要是具體可行的事才行。
  • 責任
  • 生產力
  • 授權:詢問下一步是什麼?可以化解自己的受害者心態

一旦決定下一步的行動後,就要製作提示,分類置入組織系統中。

Q:責任歸屬不在我方怎麼辦?

  • 事情可否委派/外包給最合適處理的人?
  • 下一步決策的權利根本不在自己身上。

如果上述條件都符合,可以將該項目列於委派區-等待回音的清單。

等待回音的清單要標註

  • 日期
  • 在等誰做什麼
  • 檢視進度,有沒有必要催促?

真正的不禮貌是允許事情沒討論清楚,大家還可以大步離開。」

Q: 要延後執行的事項怎麼辦?

還未發生,不確定性高,就可擺入未定事項清單。作為日後行動選則 。

可以延後執行的就擺入行事曆,,不能讓管理資訊超載。

如果是大型任務無法馬上完成,可以做成專案計畫,拆解成小步驟,一一擊破。後面會有專案計畫的設定流程,現在只需要將其擺在延後執行的區域即可。

模板填寫示範。

將信件匣寫下的內容,直接拖曳到處理資訊內容區塊

三、組織資訊並且據此整理

清空收信匣時,就會產生一堆的清單或資料。

毋須採取行動,垃圾區、孵化區、資料區。

可以採取行動立即處理區、 任務提示清單 、委派區、延後區。

這些區域形成完整的系統,組織手上的所有任務。

如果有50-150項行動等待執行,分割下一步行動清單比較合理。例如所有的電話聯絡清單、 閱讀檢視清單 、家裡任務。

而這些任務提示清單的目的,不在反應事情的輕重緩急,只是要確保每個問題閘都有預留的席位。才能信任自己,對於該不該做什麼的決定。

尤其在會議和會議的空檔,5分鐘時間,就可以挑選適合的清單解決上面的項目。

按照地點去編排的清單,像是通勤清單,可以迅速瀏覽哪些事情可以做,而不會因為在外面無法處理洗衣服的事項(家裡任務清單)而苦惱。

別再保留每日應完成事項:任何事都要有更動的彈性,如果行事曆上的清單沒做完,隔天又必須改寫,是非常令人挫折又浪費時間的事。

如果不必在當天完成的行動,將減低當日應完成事項的急迫性。

行事曆應該是塊聖地,只反映當日的職責。

模板示範。

step 1

將可以行動的事項,加上目標和行動。(你可以點開我做的範例,我有加在各項裡頭)

step 2

將拆解的行動方案,擺入適當位置,

如果今天要行動,就將下一步的步驟放入行事曆。

如果下一步驟是在等待回應,就移到等待回應的清單中。

如果是要延後的,就在行事曆上做提醒。

我自己比較習慣用google的行事曆,在『我的日曆』的地方,設定不同顏色的工作清單,

這樣一看到顏色就會知道是隸屬工作還是個人時間,也可以區分是否為今日一定要辦完的急事,亦或是等待回應的催促通知。

在『再次怦然心動:麻里惠的社區整理魔法』的影集當中,

麻理惠提到可以在工作和工作間,安插一段會讓你怦然心動的事項(像是小獎勵),可以是喝杯下午茶、看個小影片、關心家人的電話,

短暫的休息,能讓你更有動力將今天的未完成事項繼續完成。

不妨在行事曆加上一個『怦然心動魔法清單』吧!

四、行動

要如何開始行動呢?

行動抉擇的三個模式

選擇眼下行動的四個評量準則

限制:場地、時間、精力(剩餘多少能量?)、輕重緩急(效益最大?)

評估工作的三個型態

事前規劃過的工作

製作下一步行動清單

臨時發生的事

每日的上百封的電子郵件無法標示出輕重緩急,我們不能忽視任何一項請求、抱怨或指示,甚至沒有人可以維持預先擬定的行動清單,而不會被老闆的一個指示全盤打亂。

解決複雜的方案在於「寬廣的視野」。先釐清主要目標和價值,才能開始思考,並依工作任務下達指示,賦予意義或是指出方向。

如果很清楚自己要做什麼,為什麼不去做別的,意外只是另一個發揮創意及超越自己的機會。

當你接受事情的演變,就已經在心裡決定這些事情比其他事重要了 。

人生無法避免干擾。只能盡量有條理地利用零碎空檔,練就快速在各項任務中打轉的本事。

界定工作

處理信件匣及行動方案

檢討工作的六個層次

視帶來的長遠影響而定,在不同的高度,審視任務的價值。

一週回顧時或許會看到工作延宕的部分,但行動管理系統裡仍有保鮮期限,直到事情完成或取消為止

  • 跑道:當前的行動
  • 一萬呎:手上的任務,短期目標
  • 兩萬呎:責任範圍,焦點區
  • 三萬呎:一到兩年的目標。個人未來方向和意願。
  • 四萬呎:三到五年的目標
  • 五萬呎:一生:為什麼自己仍然存在?所有期望、願景、目標、任務、行動都是從這裡出發,並回歸到這一點。

人生其實只有兩個問題

一、知道自己要什麼,但不知道如何得到

二、根本不知道自己要什麼

由上往下檢討:一開始就弄清楚事情,別出了狀況才去了解,就是行動管理的益處。

由下而上檢討:可以清除思緒的滯礙,允許創意專注在更有意義的抽象願景上,改變心態,可以加速駛向目標,進入格局更大的競賽。

我第一次聽到要從未來目標往回檢視自己現在在做的事,是不是有朝未來目標前進,是在BOS巴菲特線上學院─時間管理及目標設定免費小課程聽到的。

當時被自己浪費的時間所嚇歪,難怪這些目標只能是夢想。

幸好開始調整後,想完成的事就完成了許多!

所以你們也要去檢視看看自己是在浪費時間?還是在累積?

「才華洋溢的人在最不忙碌的時候,才是最活躍的時刻。」——達文西

五、檢討

直覺決定我們的每一項行動。難題在於,該如何由希望這是正確抉擇,變成信任這是正確的抉擇。

成功關鍵在於每週回顧,你才能更信賴這個系統。

  • 蒐集並處理所有雜務:還有多少事項未完成,收拾散置的紙片、處理筆記、行事曆過往數據、行事曆未來活動,達到清空腦袋的負擔
  • 檢討系統運作,確保系統流暢
  • 更新清單內容:檢討任務以及大型成果清單、等待回音清單、也許/將來某一天清單、懸而未決的清單
  • 清楚掌握現況、視野更完整:創意與勇氣,放大格局去檢討回顧

「 人們必須學會信任自己的直覺,決定事情的可行性及是否採取行動。 」

模板示範。

每週回顧你的清單,還有多少未達成,檢視自己的效率。

將你的清單名稱放入->填入該清單內的總數 -> 填入還有多少沒進到下一步行動的任務至「未達成數」的格子中 -> 後面會自動計算落後進度 -> 填入檢討,並作調整

專案企劃的六步驟

每個成功的專案從裡面看都像一場災難。

一、界定目標和原則

問為什麼的好處:界定成功定義、樹立決策標準、整合資源、激勵人心(一件事有好理由,才值得費力氣)、釐清焦點、擴充選擇

別人的行為如果違背你的處事原則,就會變成壓力的來源。

原則在於提供正面行為的參考點。如何與他人合作,確保企劃成功?行動時是否全力以赴?當目標提供方向和內容時,原則是界定行動準則及卓越行為的標準。

二、想像期望成果

目標關注動力,原則監督過程,願景則提供期望的藍圖

使得頭腦像電腦一樣有搜尋功能。例如:工程承包商很可能注意到這個房間的施工細節。

網狀啟動系統就會有自動機制產生不可思議的力量,導引個人向目標邁進。

釐清期望:不斷界定目標,不停地檢討資源配置,以便近況達成任務。

  • 從任務完成日之後的角度看這項任務
  • 設想完全勝出演出不要去想『可是』
  • 想像時要能描述特色、面向及性質

三、腦力激盪

『如何』的問題。

沒有界定目標和願景、不作腦力激盪,就想直接想出好辦法,只會讓創意難產,導致壓力倍增。

把想法寫下來,詢問別人的意見,使腦力激盪的成果更有生產力。可搭配心智圖。

分配認知:

頭腦會依狀況分配產量,如果只是憑空構思,潛意識可能會因為沒有東西紀錄成果,而抗拒動腦,不能深思。

問你數學題目,沒有紙和筆的情況下,你會一直重複134560+124803等於…等於3..要持續好幾題、要討論超過60秒都挺難的;

拿筆和紙記下來後,就可以堅持好幾個小時,也能解出更複雜的一元二次方程式。

  • 別加入主觀的認定和批判,因為大家會想找尋正確達站,結果會扼殺了創意。 腦力激盪的重點在礦展,不在緊縮。
  • 量多取勝,暫莫論質:保留所有構想,直到決定該怎麼做為止
  • 稍後再分析和組織

四、組織

  • 找出最重要的部分
  • 決定分類標準
  • 組織元件
  • 優先順序
  • 力求詳盡

五、找出下一步行動/決策

決定資源該如何配置以推動任務。

仰賴直覺,並沒有太多壓力,『自然計畫模式』,10秒就能知道下一步要做什麼。

跑道管理(著手當前行動),讓人們誠實面對自己、促使劃清責任歸屬。

任務計劃的改進重點在於捕捉創意。非正式計畫模式(一般閒聊,而非正式會議),不嫌多:釋放壓力、創意無窮。

六、啟動行動

下一步行動的責任屬於別人,無論如何必須弄清楚是誰的責任,這是等待回音清單的主要用途。

究竟要做多少計畫?細節要規劃到什麼程度?很簡單,就做到心裡乾乾淨淨沒有一絲壓力為止。

「領先的秘訣在於起而行,起而行的秘訣是將複雜的重責大任分解成易於執行的小事,

然後從第一項開始著手。」——馬克・吐溫

別再亂承諾別人你會做到!

壓力來自不當的承諾。

你會感到焦慮和罪惡感並非來自做不完;而是對自己爽約的自然結果,破壞了自我信任。

知道自己承諾了什麼,履行諾言就簡單多了。

  • 不輕易承諾:凡是不要看太重,事情就會少很多
  • 不知道自己的總工作量,就像持有一張不知道信用額度的信用卡,又不知道已經累積多少消費金額
  • 重新議定承諾: 不算是爽約,放到也許/將來某一天的清單。
  • 記不住的承諾,並不表示可以不負責任。

「你可以決定做一件事,也可以決定不做。」——亞里斯多德

總結

從來沒有人教過我們要先釐清面對的問題有什麼意義,再決定如何行動。

導致我們一踏進辦公室時,那些待辦事項及尚未處理的工作,就虎視眈眈在覬覦我們了。

主管總是把一開始該做的行動決策,拖成最後一分鐘的危機處理!

人們經常會受到反應過度(太在意)或反應不足(太粗心)的事控制。

  • 如果心裡有事,思緒被該做的事給佔滿了。必須驅離還沒完成的事項,放入一個可靠的系統裡
  • 嚴格要求自己立即作出決定,轉換成可以行動的項目,好計畫下一步的行動
  • 釐清承諾,決定如何做、希望獲得的結果/結局
  • 一個提醒自己的系統定期回顧
  • 挑選一天當中最重要的三項必做事項,不要塞滿自己

作者也有提到,

  • 系統簡單、方便就好。如果某份文件歸檔需費時超過六十秒,你寧可選擇先堆在一起再說。
  • 檔案抽屜不要太滿。當你打開檔案抽屜,看到排列整齊的樣貌,開抽屜找東西就有趣多了。
    延伸閱讀:維持工作也能怦然心動的小秘招
  • 再親密的人也別分享工作空間,人都喜歡有自己的空間。
  • 我們身體裡有聰明的部分,負責設定工作;也有反應慢的那部分就要學會運用秘訣,計誘自己做該做的事。
    例如:想維持規律的運動,「換裝後」就會想出門;要帶出門的東西前一天就放在門口附近,看到就會想起
  • 郵件信箱的收信匣,信件數量不要超過螢幕長度,區分可行動或無須行動檔案夾
  • 善加利用零碎時間,選擇能在時間內完成的小事來一一擊破

上述內容我是整理自《搞定!2分鐘輕鬆管理工作與生活》2004版本,

想了解更多作者提到高效率的做法,可以參考最新增訂版書籍《搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟

我很好奇大家使用上述的系統來管理你的人生後,它對你的改變是甚麼?!

在下方留言告訴我好咩~

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