文章最後更新於 2022年-01月-04日
(閱讀時間 16 分鐘)過去的工作，人們很清楚該完成什麼工作事項，水果要採的、機器要修的、箱子要裝貨、牛要擠奶。
清楚該做什麼、要做多少、目前做到什麼程度，以及工作是否有完成。
現在的工作大多為知識型工作，工作無邊無際，沒有人可以清楚界定甚麼叫做完成。就跟考前的準備一樣，沒有人膽敢說自己準備好了。
知識型工作的性質可能會使工作加倍、同時手上有6件以上的待辦事項。這些知識型工作的任務不是別人賦予的，而是自己決定的。
因為目標、產品、客戶、市場、科技不斷變動，進而影響了公司組織架構、型態以及各式職務。
今日的專業人士，即使40-50歲都還要持續成長，讓目標更貼近主流價值。
提高看待工作成績標準，注意到有更多事需要改變，開始對數不清的任務產生嚴重的負面情緒。
『你現在在做的事情，是當初雇用時講好的事嗎？』
知識型工作，不會長時間都做現在在做的事。越來越看清工作性質，也越來越難預估完成工作所需的心力。
是否已經到了工作、生活必須二選一的崩潰邊緣？
是否常常達不到預期目標？
覺得行事曆根本沒用？
《搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活》提供你一個可以把事情做得又快又好的方法，不用再是工作、生活二選一！
如果你想保有生活樂趣、維繫身心平衡，就要繼續閱讀下去。
本篇重點
- 提供一套行動管理系統：蒐集、處理、組織、整理、行動
管理能力取決於五階段的連結，只要其中一項連結潰堤，決策出來的行動就不會是最佳選擇。 - 教你如何使產值最大化，拾回生活的主控權
- 用notion製作的《搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活》系統模板要送給你！
載點：
模板範例查看 (可能會跳出一個視窗，請點選網址繼續前往外部連結)(為了讓你查看，所以我信件匣的資訊都留著，應該要用拖曳方式將信件匣清空，拖曳到指定位置)
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如果你沒有用過Notion，可以參考這篇─基礎使用教學│ Notion 免費筆記軟體
第一步、蒐集所有吸引注意力的資訊
我們很常把要做的事情記在腦海裡，而不寫下來，把頭腦當倉庫在使用。
造成你的身體會認定你該一直處理這件事，提醒著你，即便這件事你無能為力。
人不能同時做好兩件事，一旦有這些雜事*卡在腦袋瓜裡，就會造成一種來路不明的精神壓力，如影隨形，讓你什麼事情都做不好。
甚至你還不自覺有壓力的存在。
*所有經你允許，進入你精神及現實世界，還沒弄清楚對它的期望、下一步行動的事，就定義為『雜事』
唯一會注意到自己承受壓力的時候，就是擺脫壓力之後，瞭解一切可以是多麼不同的局面。
記事情，不如想事情。
焦慮是因為缺乏主控權、組織力、事前預備及行動而產生的。
釋放我們的腦袋，把所有雜事都收到一個叫做「收件匣」的地方。
所有未完成的事項，不論公私性質、規模大小、緊急與否，都要放進收信匣。
如果不能放置，必然會藏在內心深處的某個角落，就得花心思記得。
一旦能與「應該要…」、 「 必須要… 」 、 「 一定要… 」 連結在一起，就是一件未完成事項。
在蒐集這個階段，不應該有優先順序、重要性、急迫性安排。
蒐集的目的
- 得知有多少工作等待處理
- 知道盡頭在哪裡
- 不再因為擔心忘掉沒做的事，而有精神壓力
- 避免散置在各處的問題，收信匣夠用就好，且要固定放置在可以隨手紀錄的地方。才能養成習慣。
把每件事都蒐集起來，頭腦就不必當倉庫用了。就能將所有需要注意的事都集中在一個地方，自然會提高專注力。
不過，收信匣是處理站的第一步，不是儲藏室。
事情不能無限期留在收信匣裡，如果沒有採取行動，這些事絕對會悄悄爬回心頭。
信件匣必須定期清理，回復原始的蒐集功能，以便循環使用。
記得收信匣是單向道，未完成的事情出去後，就不要再放回收信匣，才不會雜務越堆越多。
接下來的步驟，會逐一清理、界定任務性質，再決定採取何種行動。
「事情很少會因為時間不夠而受阻，而是因為無法決定該採取什麼行動。」
模板填寫示範。
二、處理資訊內容，決定如何運用
接下來這個步驟，要清空「收件匣」。
一項項想清楚，區分每件任務是什麼、該怎麼辦。
許多高階經理人，在清空手邊的雜務後，第二天就在構思關於公司未來的遠景及改革。這就是解決工作量後自然的反應。
- 由上而下逐項檢視：如果打破規矩，會變得只處理想處理的東西，就一定會留下一些未能及時處裡的事，於是工作又開始堆積在辦公室和桌面上。
- 一次只處理一件事。
- 絕對不能再放回收信匣，事情做一次就好的原則。
- 信任直覺最佳法則 ：凡有疑問，丟掉它。凡有疑問，保留他。選一個吧！
是否可採取行動？
如果答案是毋須採取行動，則可以再區分成3細項。
❶ 垃圾區
現在不可行、將來也不可能做到。直接將它丟棄不必保留。
要做的事永遠比做得到的多。因此，對自己的選擇感覺自在即可。
❷ 孵化區-也許/將來某一天會做
暫時毋須採取行動，但也許以後會需要。
有錢有閒、有心情，哪些事是你真正想做的？這些想做的事，都可以列於此。
- 特定時間的行動：參加會議
- 特定日期的行動：聖誕節的活動籌辦
- 特定日期的資訊：參加宴會的名單
像是特定時間的行動，可以是一個備忘錄。
將這些孵化區的事情分配到行事曆上，提醒你要未來要行動。
❸ 參考區
也許是有用的資訊，將來派得上用場。
如果不能立即將資料歸入檔案，很可能以後也永遠不會做。
要放在能立即取用的地方。
如果是巨量資訊的存檔：可以設定相關主題的資料，像是食譜資料區，也可用標籤輔助。
如果答案是可以採取行動，那個行動會超過2分鐘嗎？
2分鐘的思考時間，會感覺多了些主控權、輕鬆自在，注意力集中，更想真正為這個問題做點事。
行動不超過2分鐘
如果終究得做，不如現在就做。
2分鐘是效率切割點，儲存累積反而要花更多時間追蹤。
養成習慣後，你可能會在生活中不知不覺有多1小時的錯覺。
行動超過2分鐘
只要進到這裡的未完成事項，都一定要做兩個設定：
❶ 期望達成的目標
核對行動是否朝預定方向走？
❷ 10秒鐘抉擇，下一步行動為何？
如果不能決定下一步行動，即使簡單的事也常會陷入膠著（回到雜事型態）！
決定並非行動，因為行動要花時間，決定不必。
下一步的決策標準
- 明確度：要是具體可行的事才行。
- 責任
- 生產力
- 授權：詢問下一步是什麼？可以化解自己的受害者心態
一旦決定下一步的行動後，就要製作提示，分類置入組織系統中。
Q：責任歸屬不在我方怎麼辦？
- 事情可否委派/外包給最合適處理的人？
- 下一步決策的權利根本不在自己身上。
如果上述條件都符合，可以將該項目列於委派區-等待回音的清單。
等待回音的清單要標註
- 日期
- 在等誰做什麼
- 檢視進度，有沒有必要催促？
「 真正的不禮貌是允許事情沒討論清楚，大家還可以大步離開。」
Q： 要延後執行的事項怎麼辦？
還未發生，不確定性高，就可擺入未定事項清單。作為日後行動選則 。
可以延後執行的就擺入行事曆，，不能讓管理資訊超載。
如果是大型任務無法馬上完成，可以做成專案計畫，拆解成小步驟，一一擊破。後面會有專案計畫的設定流程，現在只需要將其擺在延後執行的區域即可。
模板填寫示範。
將信件匣寫下的內容，直接拖曳到處理資訊內容區塊
三、組織資訊並且據此整理
清空收信匣時，就會產生一堆的清單或資料。
毋須採取行動，垃圾區、孵化區、資料區。
可以採取行動，立即處理區、 任務提示清單 、委派區、延後區。
這些區域形成完整的系統，組織手上的所有任務。
如果有50-150項行動等待執行，分割下一步行動清單比較合理。例如所有的電話聯絡清單、 閱讀檢視清單 、家裡任務。
而這些任務提示清單的目的，不在反應事情的輕重緩急，只是要確保每個問題閘都有預留的席位。才能信任自己，對於該不該做什麼的決定。
尤其在會議和會議的空檔，5分鐘時間，就可以挑選適合的清單解決上面的項目。
按照地點去編排的清單，像是通勤清單，可以迅速瀏覽哪些事情可以做，而不會因為在外面無法處理洗衣服的事項(家裡任務清單)而苦惱。
別再保留每日應完成事項：任何事都要有更動的彈性，如果行事曆上的清單沒做完，隔天又必須改寫，是非常令人挫折又浪費時間的事。
如果不必在當天完成的行動，將減低當日應完成事項的急迫性。
行事曆應該是塊聖地，只反映當日的職責。
模板示範。
step 1
將可以行動的事項，加上目標和行動。(你可以點開我做的範例，我有加在各項裡頭)
step 2
將拆解的行動方案，擺入適當位置，
如果今天要行動，就將下一步的步驟放入行事曆。
如果下一步驟是在等待回應，就移到等待回應的清單中。
如果是要延後的，就在行事曆上做提醒。
我自己比較習慣用google的行事曆，在『我的日曆』的地方，設定不同顏色的工作清單，
這樣一看到顏色就會知道是隸屬工作還是個人時間，也可以區分是否為今日一定要辦完的急事，亦或是等待回應的催促通知。
在『再次怦然心動：麻里惠的社區整理魔法』的影集當中，
麻理惠提到可以在工作和工作間，安插一段會讓你怦然心動的事項（像是小獎勵），可以是喝杯下午茶、看個小影片、關心家人的電話，
短暫的休息，能讓你更有動力將今天的未完成事項繼續完成。
不妨在行事曆加上一個『怦然心動魔法清單』吧！
四、行動
要如何開始行動呢？
行動抉擇的三個模式
❶ 選擇眼下行動的四個評量準則
限制：場地、時間、精力（剩餘多少能量？）、輕重緩急（效益最大？）
❷ 評估工作的三個型態
➤事前規劃過的工作
製作下一步行動清單
➤臨時發生的事
每日的上百封的電子郵件無法標示出輕重緩急，我們不能忽視任何一項請求、抱怨或指示，甚至沒有人可以維持預先擬定的行動清單，而不會被老闆的一個指示全盤打亂。
解決複雜的方案在於「寬廣的視野」。先釐清主要目標和價值，才能開始思考，並依工作任務下達指示，賦予意義或是指出方向。
如果很清楚自己要做什麼，為什麼不去做別的，意外只是另一個發揮創意及超越自己的機會。
當你接受事情的演變，就已經在心裡決定這些事情比其他事重要了 。
人生無法避免干擾。只能盡量有條理地利用零碎空檔，練就快速在各項任務中打轉的本事。
➤界定工作
處理信件匣及行動方案
❸ 檢討工作的六個層次
視帶來的長遠影響而定，在不同的高度，審視任務的價值。
一週回顧時或許會看到工作延宕的部分，但行動管理系統裡仍有保鮮期限，直到事情完成或取消為止
- 跑道：當前的行動
- 一萬呎：手上的任務，短期目標
- 兩萬呎：責任範圍，焦點區
- 三萬呎：一到兩年的目標。個人未來方向和意願。
- 四萬呎：三到五年的目標
- 五萬呎：一生：為什麼自己仍然存在？所有期望、願景、目標、任務、行動都是從這裡出發，並回歸到這一點。
人生其實只有兩個問題
一、知道自己要什麼，但不知道如何得到
二、根本不知道自己要什麼
由上往下檢討：一開始就弄清楚事情，別出了狀況才去了解，就是行動管理的益處。
由下而上檢討：可以清除思緒的滯礙，允許創意專注在更有意義的抽象願景上，改變心態，可以加速駛向目標，進入格局更大的競賽。
我第一次聽到要從未來目標往回檢視自己現在在做的事，是不是有朝未來目標前進，是在BOS巴菲特線上學院─時間管理及目標設定免費小課程聽到的。
當時被自己浪費的時間所嚇歪，難怪這些目標只能是夢想。
幸好開始調整後，想完成的事就完成了許多！
所以你們也要去檢視看看自己是在浪費時間？還是在累積？
「才華洋溢的人在最不忙碌的時候，才是最活躍的時刻。」——達文西
五、檢討
直覺決定我們的每一項行動。難題在於，該如何由希望這是正確抉擇，變成信任這是正確的抉擇。
成功關鍵在於每週回顧，你才能更信賴這個系統。
- 蒐集並處理所有雜務：還有多少事項未完成，收拾散置的紙片、處理筆記、行事曆過往數據、行事曆未來活動，達到清空腦袋的負擔
- 檢討系統運作，確保系統流暢
- 更新清單內容：檢討任務以及大型成果清單、等待回音清單、也許/將來某一天清單、懸而未決的清單
- 清楚掌握現況、視野更完整：創意與勇氣，放大格局去檢討回顧
「 人們必須學會信任自己的直覺，決定事情的可行性及是否採取行動。 」
模板示範。
每週回顧你的清單，還有多少未達成，檢視自己的效率。
將你的清單名稱放入->填入該清單內的總數 -> 填入還有多少沒進到下一步行動的任務至「未達成數」的格子中 -> 後面會自動計算落後進度 -> 填入檢討，並作調整
專案企劃的六步驟
每個成功的專案從裡面看都像一場災難。
一、界定目標和原則
問為什麼的好處：界定成功定義、樹立決策標準、整合資源、激勵人心（一件事有好理由，才值得費力氣）、釐清焦點、擴充選擇
別人的行為如果違背你的處事原則，就會變成壓力的來源。
原則在於提供正面行為的參考點。如何與他人合作，確保企劃成功？行動時是否全力以赴？當目標提供方向和內容時，原則是界定行動準則及卓越行為的標準。
二、想像期望成果
目標關注動力，原則監督過程，願景則提供期望的藍圖
使得頭腦像電腦一樣有搜尋功能。例如：工程承包商很可能注意到這個房間的施工細節。
網狀啟動系統就會有自動機制產生不可思議的力量，導引個人向目標邁進。
釐清期望：不斷界定目標，不停地檢討資源配置，以便近況達成任務。
- 從任務完成日之後的角度看這項任務
- 設想完全勝出演出不要去想『可是』
- 想像時要能描述特色、面向及性質
三、腦力激盪
『如何』的問題。
沒有界定目標和願景、不作腦力激盪，就想直接想出好辦法，只會讓創意難產，導致壓力倍增。
把想法寫下來，詢問別人的意見，使腦力激盪的成果更有生產力。可搭配心智圖。
分配認知：
頭腦會依狀況分配產量，如果只是憑空構思，潛意識可能會因為沒有東西紀錄成果，而抗拒動腦，不能深思。
問你數學題目，沒有紙和筆的情況下，你會一直重複134560+124803等於…等於3..要持續好幾題、要討論超過60秒都挺難的；
拿筆和紙記下來後，就可以堅持好幾個小時，也能解出更複雜的一元二次方程式。
- 別加入主觀的認定和批判，因為大家會想找尋正確達站，結果會扼殺了創意。 腦力激盪的重點在礦展，不在緊縮。
- 量多取勝，暫莫論質：保留所有構想，直到決定該怎麼做為止
- 稍後再分析和組織
四、組織
- 找出最重要的部分
- 決定分類標準
- 組織元件
- 優先順序
- 力求詳盡
五、找出下一步行動/決策
決定資源該如何配置以推動任務。
仰賴直覺，並沒有太多壓力，『自然計畫模式』，10秒就能知道下一步要做什麼。
跑道管理（著手當前行動），讓人們誠實面對自己、促使劃清責任歸屬。
任務計劃的改進重點在於捕捉創意。非正式計畫模式（一般閒聊，而非正式會議），不嫌多：釋放壓力、創意無窮。
六、啟動行動
下一步行動的責任屬於別人，無論如何必須弄清楚是誰的責任，這是等待回音清單的主要用途。
究竟要做多少計畫？細節要規劃到什麼程度？很簡單，就做到心裡乾乾淨淨沒有一絲壓力為止。
「領先的秘訣在於起而行，起而行的秘訣是將複雜的重責大任分解成易於執行的小事，
然後從第一項開始著手。」——馬克・吐溫
別再亂承諾別人你會做到！
壓力來自不當的承諾。
你會感到焦慮和罪惡感並非來自做不完；而是對自己爽約的自然結果，破壞了自我信任。
知道自己承諾了什麼，履行諾言就簡單多了。
- 不輕易承諾：凡是不要看太重，事情就會少很多
- 不知道自己的總工作量，就像持有一張不知道信用額度的信用卡，又不知道已經累積多少消費金額
- 重新議定承諾： 不算是爽約，放到也許/將來某一天的清單。
- 記不住的承諾，並不表示可以不負責任。
「你可以決定做一件事，也可以決定不做。」——亞里斯多德
總結
從來沒有人教過我們要先釐清面對的問題有什麼意義，再決定如何行動。
導致我們一踏進辦公室時，那些待辦事項及尚未處理的工作，就虎視眈眈在覬覦我們了。
常常達不到預期目標？
1.接受的任務總是比理解的多。每項任務無論大小，都會分享注意力。太多雜務令人分心，很難專注思考高層次的問題。分心的事越多，反而製造更多壓力。
2.效果不彰的個人組織系統，創造出驚人的潛意識抗拒心理。打從心裡不願意承擔吃重的企劃或目標，接下來就很可能做不好。
3.價值觀被界定清楚，會提高我們看待工作成績標準，注意到有更多事需要改變，開始對數不清的任務產生嚴重的負面情緒。
行事曆為何不管用？
管理雜事的真正關鍵在於管理行動。
收件匣的事項直接搬到行事曆，只是在提醒你未解決的事項。
一直想一些完全沒進展的事，挺浪費時間和精力的，而且沒去做該做的事，只會加重焦慮。
雜事不能組織，因為沒有轉化為結果和行動。這中間的轉換才是真正該做的事。
當你看到手電筒裡電力耗盡的舊電池時，才赫然發現該買電池了，實在不夠聰明！
如果你夠聰明，就應該再來得及的時候，提醒自己該做的事。
例如整理出一張商店採購清單，提醒自己經過商店時，要記得採買。
現在，把你腦袋瓜裡的待辦事項、手邊一張張的備忘清單全部！全部！放入收信匣，光是這個動作，就可以讓你釋放無比的壓力。
主管總是把一開始該做的行動決策，拖成最後一分鐘的危機處理！
人們經常會受到反應過度（太在意）或反應不足（太粗心）的事控制。
- 如果心裡有事，思緒被該做的事給佔滿了。必須驅離還沒完成的事項，放入一個可靠的系統裡
- 嚴格要求自己立即作出決定，轉換成可以行動的項目，好計畫下一步的行動
- 釐清承諾，決定如何做、希望獲得的結果/結局
- 一個提醒自己的系統定期回顧
- 挑選一天當中最重要的三項必做事項，不要塞滿自己
作者也有提到，
- 系統簡單、方便就好。如果某份文件歸檔需費時超過六十秒，你寧可選擇先堆在一起再說。
- 檔案抽屜不要太滿。當你打開檔案抽屜，看到排列整齊的樣貌，開抽屜找東西就有趣多了。
延伸閱讀：維持工作也能怦然心動的小秘招 - 再親密的人也別分享工作空間，人都喜歡有自己的空間。
- 我們身體裡有聰明的部分，負責設定工作；也有反應慢的那部分就要學會運用秘訣，計誘自己做該做的事。
例如：想維持規律的運動，「換裝後」就會想出門；要帶出門的東西前一天就放在門口附近，看到就會想起 - 郵件信箱的收信匣，信件數量不要超過螢幕長度，區分可行動或無須行動檔案夾
- 善加利用零碎時間，選擇能在時間內完成的小事來一一擊破
上述內容我是整理自《搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活》2004版本，
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我很好奇大家使用上述的系統來管理你的人生後，它對你的改變是甚麼？！
在下方留言告訴我好咩~
